Mitglieder importieren – Nachschlagen

Zuerst die Kurzanleitung

Vorlage herunterladen, befüllen, genauso speichern, hochladen: Das steht auf einer Seite. Diese Seite ist zum Nachschlagen, wenn eine Meldung oder eine Spalte unklar ist.

Zum Üben gibt es eine Beispieldatei mit erfundenen Personen. Sie enthält absichtlich eine fehlerhafte Zeile (Nina) und eine Dublette (Bernd steht zweimal), damit du siehst, wie die Seite Fehler meldet.

1. Wofür der Import da ist

Mit dem Import legst du viele Personen auf einmal an, zum Beispiel alle bisherigen Mitglieder einer Excel-Liste, einer WordPress-Anmeldung oder einer alten Verwaltungssoftware. Pro Zeile entsteht eine Person; auf Wunsch auch ihre Familie (Haushalt, sorgeberechtigte Personen, Zahler), ihre Mitgliedsnummer, Kontaktdaten und Anschrift.

Der Import ist bewusst vorsichtig: Du siehst zuerst einen Prüfbericht, dann einen Probelauf, der nichts speichert, und musst das Anlegen selbst bestätigen. Niemand wird angeschrieben, weder per E-Mail noch per WhatsApp.

2. Voraussetzungen

• Zugang: Du bist als Inhaber oder im Büro angemeldet, mit Zwei-Faktor-Anmeldung (MFA). Ohne sie lässt die Plattform keine Mitgliederdaten zu.
• Was nur der Inhaber kann: eine reservierte Mitgliedsnummer vergeben, bestehende Papierverträge übernehmen und einen Import zurücknehmen. Das Büro kann die übrigen Schritte ausführen.
• Nummernfolge einstellen: Unter Einrichtung → „Mitgliedsnummern“ steht, wie neue Nummern vergeben werden. Ohne eigene Einstellung beginnen neue Nummern bei 100 und haben mindestens drei Stellen (100, 101 …). Nummern von 001 bis 099 bleiben für ältere Nummern und Reservierungen frei. Die „nächste Nummer“ lässt sich nur erhöhen, nie senken.
• Reservierte Nummern: Ist eine Nummer für eine bestimmte Person reserviert (zum Beispiel 007), darf nur die Zeile mit genau diesem Vor- und Nachnamen sie tragen, und nur der Inhaber kann den Import dann ausführen. Das gilt schon für den Probelauf.
• Sportarten und Tarife: Die Sportarten, die du in der Datei nennst, müssen zu den Sportarten gehören, die deine Schule in der Einrichtung anbietet. Für Papierverträge muss es einen freigegebenen Tarif geben.
• Datei: höchstens 1 MiB und höchstens 5.000 Zeilen. Größere Listen teilst du in mehrere Dateien und lädst sie nacheinander hoch.

3. Schritt 0: Daten sammeln und als CSV speichern

Sammle alle Mitglieder in einer Tabelle: eine Zeile pro Person, in Zeile 1 die Spaltenüberschriften. Kinder und Eltern stehen jeweils in einer eigenen Zeile.

Aus Excel

1. Datei → Speichern unter.
2. Dateityp „CSV UTF-8 (durch Trennzeichen getrennt) (*.csv)“ wählen und speichern.

Aus LibreOffice

1. Datei → Speichern unter → Dateityp „Text CSV (.csv)“.
2. Im nächsten Fenster Zeichensatz „Unicode (UTF-8)“ und Feldtrenner „;“ wählen.

Aus WordPress oder einer Alt-Software

Suche in der Software nach „Export“ oder „Mitglieder exportieren“ und wähle CSV. Öffne die Datei danach in Excel oder LibreOffice, prüfe die Spalten und speichere sie wie oben.

Die Überschriften dürfen anders heißen als in der Vorlage („Geb.“, „Mobil“, „Familie“ und viele mehr werden erkannt). Im zweiten Schritt ordnest du jede Spalte zu und kannst die Zuordnung speichern.

4. Die Vorlagen zum Herunterladen

Alle drei Dateien sind CSV mit Semikolon und UTF-8 und passen sofort zur Seite.

5. Die Spalten im Einzelnen

Pflicht sind nur Vorname und Nachname. Alle anderen Spalten sind freiwillig; je mehr du ausfüllst, desto vollständiger sind die Personen danach. Leere Zellen sind erlaubt. Daten schreibst du als TT.MM.JJJJ (zum Beispiel 02.11.1990) oder als JJJJ-MM-TT (1990-11-02).

Spalten, die die Plattform nicht übernimmt (Notizen, Gürtel, Trainer, Bankdaten, Einwilligungen), darfst du in der Datei lassen. Sie werden im zweiten Schritt als „nicht übernommen“ angezeigt.

6. Familien und Haushalte

Familien erkennt die Plattform nur an der Spalte Haushalt, niemals an der Anschrift. Gib allen Personen einer Familie dieselbe Kennung, zum Beispiel F-01.

• Sorgeberechtigte: Eine erwachsene Person mit der Rolle „sorgeberechtigt“ (oder „beides“) wird für jedes minderjährige Mitglied desselben Haushalts als sorgeberechtigt eingetragen. Sorgeberechtigte ohne eigenes Training sind keine Mitglieder: Sie bekommen kein Mitgliedsprofil und keine Mitgliedsnummer.
• Zahler: Trage bei der zahlenden erwachsenen Person in der Spalte Zahler „ja“ ein. Ist niemand markiert, schlägt die Plattform die erste sorgeberechtigte Person vor. Ein Kind wird nie Zahler.
• Kinder ohne Eltern: Minderjährige, für die die Datei keine sorgeberechtigte Person nennt, zeigt der Prüfbericht immer mit Namen an. Sie werden ohne sorgeberechtigte Person angelegt. Besser ergänzt du die Eltern in der Datei mit derselben Haushaltskennung und lädst sie neu hoch.
• Bestätigung: Bevor Familien angelegt werden, zeigt dir der Prüfbericht jede erkannte Familie. Du bestätigst sie mit einem Häkchen oder wählst „Ohne Familien importieren“. Ändert sich der Vorschlag danach, musst du erneut bestätigen.
• E-Mail der Eltern: Trage bei Kindern keine E-Mail-Adresse der Eltern ein, wenn die Adresse nicht dem Kind gehören soll. Sie würde als Kontaktadresse des Kindes gespeichert.

7. Mitgliedsnummern

• Vorhandene Nummern bleiben. Steht in der Spalte Mitgliedsnummer etwas, wird genau diese Nummer vergeben. Reine Ziffern werden auf die Schulbreite aufgefüllt: aus 7 wird 007, aus 12 wird 012.
• Fehlende Nummern vergibt die Plattform für aktive und pausierte Mitglieder, in der Reihenfolge Eintrittsdatum (die ältesten zuerst), Nachname, Zeile in der Datei. Dafür zählt die Plattform ab der „nächsten Nummer“ der Einrichtung und überspringt jede Nummer, die schon vergeben, reserviert oder früher vergeben war.
• Eine Nummer gehört einer Person. Steht sie bei zwei Zeilen der Datei, ist das ein Fehler in beiden Zeilen. Hat sie schon ein Mitglied im Bestand, ist das ein Fehler mit dem Vorschlag, die Zeile mit dieser Person zu verknüpfen oder zu überspringen.
• Reservierte Nummern (Einrichtung → Mitgliedsnummern → „Nummern nachtragen und reservieren“) bekommt nur die Person, für die sie reserviert sind, und nur der Inhaber kann das anlegen. Eine andere Zeile mit dieser Nummer ist ein Fehler. Die Zeile der richtigen Person zeigt den Hinweis „passt zur Reservierung“.
• Nie neu vergeben: Eine einmal vergebene Nummer wird nie wieder vergeben, auch nicht, wenn der Import zurückgenommen wird. Lücken sind erlaubt.
• Führende Nullen in Excel: Öffne die Nummernliste aus dem Ergebnis über „Daten → Aus Text/CSV“ und lies die Nummernspalte als Text ein, sonst wird aus 012 die Zahl 12.

8. Dubletten

Der Prüfbericht vergleicht jede Zeile mit den Personen deiner Schule. Verglichen wird der Name wie bei der Namenssuche: ohne Rücksicht auf Groß- und Kleinschreibung, Akzente und Bindestriche, „Strauß“ und „Strauss“ sind gleich. Auch ae, oe und ue zählen wie a, o und u (damit „Müller“ und „Mueller“ gleich sind); dadurch sehen manche verschiedenen Namen gleich aus, etwa Michael und Michal, Manuel und Manul oder Rafael und Rafal. Sieh bei solchen Treffern genau hin.

• Bereits vorhanden: gleicher Name und gleiches Geburtsdatum, dieselbe Mitgliedsnummer, oder gleicher Name und dieselbe E-Mail-Adresse, solange ein Geburtsdatum fehlt oder beide im selben Jahr liegen. Vorgeschlagen ist „Mit bestehender Person verknüpfen“, nie „Neu anlegen“.
• Vorhanden, aber inaktiv: Die Person gibt es nur inaktiv, zum Beispiel nach einem zurückgenommenen Import. Hier ist nichts vorausgewählt, und „Alle überspringen“ lässt die Zeile offen. Verknüpfen behält die Person und ihre Nummer, macht sie aber nicht wieder aktiv; eine inaktive Person wieder aktiv setzen kann das Büro heute noch nicht. Neu anlegen legt eine zweite Person an.
• Mögliche Dublette: gleicher Name, aber das Geburtsdatum fehlt oder ist ein anderes. Hier ist nichts vorausgewählt. Vater und Sohn mit demselben Namen, derselben Familien-E-Mail-Adresse und verschiedenen Geburtsjahren landen hier, nie unter „Bereits vorhanden“.
• Dublette in der Datei: Dieselbe Person steht in der Datei zweimal.
• Geschwister mit derselben Familien-E-Mail-Adresse sind keine Dubletten.

„Alle überspringen, die schon existieren“ überspringt alle offenen Zeilen, deren Person es schon aktiv gibt, in einem Schritt. Wurde dieselbe Datei schon einmal übernommen und nicht zurückgenommen, warnt der Prüfbericht oben; neue Personen legst du dann nur nach einem zusätzlichen Häkchen an.

Für jede Zeile mit Dublette entscheidest du selbst:

• Überspringen: Die Zeile wird nicht angelegt. Dafür trägst du eine kurze Begründung ein.
• Neu anlegen: Es sind wirklich zwei verschiedene Personen (zum Beispiel Vater und Sohn mit demselben Namen). Auch hier ist eine Begründung nötig.
• Mit bestehender Person verknüpfen: Die Zeile gehört zu einer Person, die es schon gibt. Es wird niemand doppelt angelegt; die bestehende Person bleibt unverändert.

Eine Zeile mit einem Fehler kann nur übersprungen werden (Knopf „Alle fehlerhaften Zeilen überspringen“). Besser ist es meist, den Fehler in der Datei zu beheben und die korrigierte Datei neu hochzuladen, solange noch nichts angelegt ist. Lädst du dieselbe Datei mit derselben Zuordnung noch einmal hoch, zeigt die Seite das bisherige Ergebnis und legt nichts doppelt an.

9. Die sechs Schritte in der App

Du erreichst die Seite im Büro unter Mitglieder → „Mitgliederliste aus einer CSV-Datei übernehmen“. Oben siehst du immer, in welchem der sechs Schritte du bist.

Schritt 1: Datei

Du siehst: ein Feld „CSV-Datei“ und die Hinweise zu Größe und Format. Du tust: Datei wählen und auf „Hochladen und Spalten erkennen“ tippen. Hast du noch keine Datei, lädst du dir „Leere Vorlage herunterladen“. Eine Excel-Datei (.xlsx) oder LibreOffice-Datei (.ods) weist die Seite mit einer Anleitung zum Speichern als CSV ab.

Schritt 2: Spalten

Du siehst: für jede Spalte deiner Datei einen Vorschlag, welches Feld sie füllt, und die Angabe, wie die Datei gelesen wurde (Zeichensatz, Trennzeichen, Überschriftenzeile). Du tust: Prüfe jede Spalte. Du kannst sie ändern oder auf „nicht übernehmen“ stellen. Stehen die Überschriften nicht in Zeile 1, gibst du die Zeile an. Dann „Weiter zum Prüfbericht“. Mit „Speichern“ merkst du dir die Zuordnung unter einem Namen für den nächsten Import. Vorname und Nachname müssen je einer Spalte zugeordnet sein, und jedes Feld darf nur aus einer Spalte kommen.

Hat die Datei keine Überschriftenzeile, füge oben eine ein (zum Beispiel aus der Vorlage). Gibst du Zeile 1 als Überschriften an, obwohl dort schon eine Person steht, wird diese Person nicht übernommen.

Schritt 3: Prüfbericht

Du siehst: Zahlen (Zeilen, gültig, fehlerhaft, mögliche Dubletten, mit Hinweis, offen) und darunter die Zeilen, die deine Aufmerksamkeit brauchen. Du tust: Entscheide jede offene Zeile (siehe Dubletten) und bestätige die erkannten Familien. Erst wenn alles entschieden ist, geht es mit „Weiter zum Probelauf“ weiter. Noch ist nichts angelegt.

Zeilen, die nur einen Hinweis haben (zum Beispiel „Eintritt fehlt; es gilt heute“), werden angelegt, wenn du sie nicht selbst überspringst. Lies die Hinweise deshalb.

Schritt 4: Probelauf

Du siehst: „Probelauf starten“. Danach steht oben „Probelauf: nichts wurde gespeichert“ und du siehst, wie viele Personen, Mitgliedsnummern, Haushalte, Sorgeberechtigungen, Zahler, Kontaktwege und Anschriften entstehen würden und welche Nummer jede Person bekäme. Du tust: Prüfe die Zahlen. Passt alles, geht es mit „Weiter zum Anlegen“ weiter; passt etwas nicht, gehe zurück. Bei sehr großen Listen dauert der Probelauf einige Sekunden; tippe nicht mehrfach.

Schritt 5: Anlegen

Du siehst: noch einmal die Zahlen (Mitglieder, Personen gesamt, neue Mitgliedsnummern). Du tust: Setze das Häkchen „Ich habe den Prüfbericht und den Probelauf geprüft.“ und tippe auf „Jetzt anlegen“. Ein doppelter Tipp legt nichts doppelt an.

Schritt 6: Ergebnis

Du siehst: „Import abgeschlossen“ mit der Zahl der angelegten Personen und vergebenen Nummern, dazu den Hinweis, bei wie vielen Personen die Einwilligungen fehlen. Du kannst: „Fehlerzeilen als CSV“ und „Zeilen und Nummern als CSV“ herunterladen, als Inhaber bestehende Papierverträge übernehmen und den Import zurücknehmen. Mit „Neuen Import beginnen“ startest du die nächste Datei. Schließt du die Seite versehentlich, findest du über „Letzter Import“ das Ergebnis wieder.

10. Bestehende Papierverträge übernehmen

Zahlungen, Rechnungen und offene Posten aus deiner alten Verwaltung werden nicht importiert. Bestehende Papierverträge kannst du dagegen übernehmen, damit die Beiträge ab einem Stichtag in der Plattform laufen. Das geht nur, wenn du die Spalten Tarif, Beitrag und Vertragsbeginn in der Datei ausgefüllt hast, und nur als Inhaber, nach dem Anlegen im Ergebnis („Altverträge vorbereiten“).

• Der Vertrag wird dauerhaft als „Altvertrag Papier, nicht digital signiert“ gekennzeichnet. Als Vertragstext gilt der Papiervertrag. Es entsteht kein Vertrags-PDF und keine Vertragsmail.
• Du wählst für jede Zeile den passenden freigegebenen Tarif und einen Stichtag (ein Monatserster, heute oder später). Beiträge laufen erst ab diesem Tag, nie rückwirkend. Eine Aufnahmegebühr fällt nicht an.
• Weicht der Papierbeitrag vom Tarif ab, bleibt das als Preisabweichung erhalten. Liegt er über dem Tarif, bestätigst du das ausdrücklich. Ein Beitrag unter 1 € gilt als Tippfehler.
• Ein Kind kann nicht selbst Vertragspartner sein; trage dafür die sorgeberechtigte Person ein. Ein Mitglied hat höchstens einen aktiven Vertrag.
• Alles oder nichts: Hat eine einzige Zeile ein Problem, wird kein Vertrag angelegt und die Seite nennt jede betroffene Zeile.

11. Rückgängig machen

Hast du etwas falsch importiert, kann der Inhaber den Import innerhalb von 24 Stunden nach dem Anlegen zurücknehmen (Ergebnis → „Rückgängig (24 Stunden)“, Häkchen, „Import zurücknehmen“).

• Die angelegten Personen werden inaktiv, ihre Beziehungen (Haushalt, Sorgeberechtigung, Zahler) enden heute. Gelöscht wird nichts.
• Die vergebenen Mitgliedsnummern bleiben bei den inaktiven Personen und werden nie neu vergeben.
• Danach neu importieren (zum Beispiel mit der korrigierten Datei): Die Personen aus dem zurückgenommenen Import erscheinen als „Vorhanden, aber inaktiv“, und eine Zeile mit derselben Nummer meldet „Diese Nummer hat schon ein Mitglied im Bestand“. Verknüpfen behält die Person und ihre Nummer, macht sie aber nicht wieder aktiv; eine inaktive Person wieder aktiv setzen kann das Büro heute noch nicht. Neu anlegen geht nur ohne die alte Nummer (die Zelle in der Datei leeren); dann gibt es die Person zweimal, einmal inaktiv. „Alle überspringen“ überspringt diese Zeilen nicht. Am sichersten ist es deshalb, die Datei vor dem Anlegen im Probelauf zu prüfen und erst dann anzulegen.
• Die Seite prüft zuerst, ob das Zurücknehmen überhaupt möglich ist. Es geht nicht mehr, wenn die 24 Stunden vorbei sind, wenn eine übernommene Person inzwischen einen eigenen Vertrag hat oder wenn die Beiträge übernommener Papierverträge schon abgerechnet wurden. Übernommene Papierverträge werden zuerst zurückgenommen.
• Nach dem Ablauf der 24 Stunden bearbeitest du Personen einzeln im Büro.

12. Was nicht importiert wird

• Einwilligungen (Foto, WhatsApp, E-Mail, Ankunft) werden nie aus der Datei übernommen. Sie fehlen danach bei allen Personen und müssen im Büro oder über den Familienzugang eingeholt werden.
• Keine Nachrichten: Niemand wird angeschrieben, weder per E-Mail noch per WhatsApp.
• Freitext (Notizen, Gesundheitsangaben), Gürtel und Grade (sie entstehen aus Prüfungen), Trainerangaben sowie Bank- und Betragsangaben (IBAN, Zahlungen) werden bewusst nicht übernommen.
• Fotos, Dokumente, Rechnungen, offene Posten und Anwesenheiten sind nicht Teil des Imports.

13. Datenschutz

• Verwende nur Daten, die du verarbeiten darfst, also Mitglieder und Sorgeberechtigte deiner Schule.
• Schicke die Datei nicht per E-Mail oder Messenger. Lege sie nur auf deinem eigenen, geschützten Rechner ab.
• Lösche die Datei nach dem erfolgreichen Import von deinem Rechner, aus dem Downloads-Ordner und aus dem Papierkorb. Das gilt auch für die heruntergeladenen Listen „Fehlerzeilen“ und „Zeilen und Nummern“; die Fehlerliste enthält die Originalzeilen mit Kontaktdaten.
• Die Plattform speichert die übernommenen Werte der Zeilen verschlüsselt und schützt die Listen vor Formel-Einschleusung in Excel.
• Zum Üben nimmst du die Beispieldatei: Ihre Personen sind erfunden.

14. Checkliste vor dem echten Import

1. Beispieldatei durchspielen. Lade die Beispieldatei hoch und gehe bis zum Probelauf. Schau dir an, wie Fehler, Dublette und Familie aussehen. Tippe nicht auf „Jetzt anlegen“, damit keine erfundenen Personen in deiner Schule landen.
2. Zehn echte Zeilen. Speichere aus deiner Liste zehn Personen (eine Familie, ein Erwachsener mit Nummer, ein ausgetretenes Mitglied, falls vorhanden) als eigene Datei. Gehe bis zum Probelauf und prüfe die Zahlen und Nummern. Der Probelauf speichert nichts.
3. Einrichtung prüfen: Nummernfolge, reservierte Nummern, angebotene Sportarten, freigegebene Tarife (für Papierverträge).
4. Die ganze Liste: Behebe in der Datei alle Fehler aus den Probeläufen. Lade sie hoch, entscheide die Dubletten, bestätige die Familien, mache den Probelauf und lege erst dann an.
5. Danach: Stichproben im Büro (Mitglieder suchen, zwei Familien öffnen, Mitgliedsnummern ansehen), Nummernliste und Fehlerliste herunterladen und aufbewahren, die CSV-Dateien löschen, Einwilligungen einholen.

Tipp: Hast du die zehn echten Zeilen schon angelegt, nimm sie aus der großen Datei heraus. Sonst meldet der Prüfbericht sie als Dubletten, und ihre Nummern sind ohnehin vergeben.

15. Fehlermeldungen und was du tun kannst

Ein Fehler betrifft eine Zeile; sie wird dann nicht angelegt. Die Seite nennt die Zeilennummer der Datei (Zeile 1 sind die Überschriften).

Kommst du nicht weiter, melde dich beim Support und nenne die Zeilennummer und die Meldung, nicht den Namen der Person.